Emissione fatture elettroniche: gli errori da non fare
La fattura elettronica è uno strumento per chi esercita un’attività economica in Italia. Obbligatoria per la quasi totalità dei titolari di partita IVA, la sua corretta compilazione e trasmissione è un adempimento normativo e un fattore di efficienza gestionale. Vediamo insieme quali sono gli errori da non commettere.
Che cosa sono le fatture elettroniche
La fatturazione elettronica è il processo digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, disciplinato dal D.Lgs. n. 127/2015 e reso obbligatorio, a partire dal 1° gennaio 2019, per tutte le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. A differenza della fattura cartacea o PDF, quella elettronica è un documento strutturato in formato XML, con caratteristiche tecniche e semantiche precise, valide ai fini fiscali e civilistici.
Le fatture elettroniche devono essere emesse attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), gestito dall’Agenzia delle Entrate, che funge da snodo tecnico e legale per il recapito del documento al destinatario. Il SdI effettua controlli formali sul file XML prima di recapitarlo, rendendo necessario il rispetto rigoroso di regole di compilazione e trasmissione. Non si tratta, dunque, di una semplice “digitalizzazione” del documento, bensì di un cambio di paradigma nella gestione amministrativa e fiscale.
L’obiettivo della fatturazione elettronica è duplice: da un lato, contrastare l’evasione fiscale attraverso il tracciamento delle operazioni e dall’altro, semplificare gli adempimenti per imprese e professionisti, favorendo l’integrazione tra sistemi contabili e l’automazione dei processi.
Gli errori da non fare con la fatturazione elettronica
Nonostante l’elevato livello di standardizzazione, la gestione delle fatture elettroniche è soggetta a errori frequenti. Alcuni facilmente sanabili, altri possono avere conseguenze gravi, tra cui la nullità del documento o l’irrogazione di sanzioni amministrative. Di seguito, i principali errori da evitare.
Inserimento errato dei dati anagrafici
Uno degli errori più comuni è la compilazione scorretta dei dati identificativi del cliente o del fornitore: codice fiscale, partita IVA, denominazione, indirizzo. Anche un piccolo refuso può impedire il corretto recapito della fattura da parte del SdI o causare problemi di contabilizzazione. È suggerito verificare l’esattezza dei dati direttamente presso fonti ufficiali, come il VIES o il portale INI-PEC.
Utilizzo di un codice destinatario errato o mancante
Il codice destinatario è l’identificativo del canale telematico attraverso cui il cliente riceve la fattura. L’inserimento di un codice errato può comportare il mancato recapito del documento, che finirà nel cassetto fiscale del destinatario e sarà considerato “non consegnato”.
Errata applicazione dell’IVA
In alcuni casi si potrebbe avere a che fare con l’indicazione sbagliata dell’aliquota IVA o della natura dell’operazione (esente, non imponibile, reverse charge). Questo comporta irregolarità fiscali e la necessità di emettere una nota di variazione per correggere l’imponibile o l’imposta. L’utilizzo corretto dei codici “N”, “M” e “S” nel file XML è determinante per garantire la conformità fiscale.
Omessa emissione nei termini previsti
Le fatture elettroniche devono essere emesse e trasmesse entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, secondo quanto previsto dall’art. 21 del DPR 633/72. Il superamento di questo termine può comportare sanzioni variabili, oltremodo in assenza di evasione, e compromette la detrazione dell’IVA da parte del cliente.
Errori nella conservazione digitale
La semplice emissione tramite SdI non garantisce la conservazione legale del documento. Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente per almeno 10 anni, con apposizione di firma digitale e marca temporale. L’omessa conservazione equivale a mancata tenuta delle scritture contabili, con gravi conseguenze fiscali.
